作為一名經(jīng)理，你有50%的工作需要溝通。無論你是指導(dǎo)下屬，與上級(jí)溝通目前部門的業(yè)務(wù)和需求，或者是與你的伙伴商議如何才能更好地合作。有效的溝通方式可以使一切都變得不同。

你可能認(rèn)為你的溝通能力是與生俱來的，不需經(jīng)過任何訓(xùn)練。畢竟你從嬰兒開始就已經(jīng)能開口說話。但是你還是需要了解什么該做和不該做，以確保有效的溝通。溝通是一種由發(fā)出者向接收者傳遞信息的過程。重點(diǎn)往往在最后一步，經(jīng)理人應(yīng)當(dāng)從接收信息者處得到反饋，以確保對(duì)方收到并理解信息。

三個(gè)事例

現(xiàn)在讓我們一起分享三位年輕經(jīng)理的經(jīng)歷。

第一個(gè)事例，約翰曾不下百次告訴員工：不希望他們?cè)谕�一時(shí)間用餐休息，然而日復(fù)一日，每天12:30辦公室里始終無人。

瑪吉有她自己的問題。她認(rèn)為自己已為升職做好準(zhǔn)備，隨后她走進(jìn)經(jīng)理的辦公室，告訴經(jīng)理為何她認(rèn)為自己當(dāng)之無愧。但是，后來她告訴一些朋友：“我從來沒有提過升職，因?yàn)槲艺J(rèn)為老板刻意回避和我的討論。”

最后，讓我告訴你有關(guān)邁克爾的事例。簡單來說，有很多事令邁克爾心煩，當(dāng)他打電話向我抱怨剛向助理大發(fā)雷霆時(shí)，我表示吃驚。上周他剛告訴我他的助理是多么迷人，而現(xiàn)在他正在考慮向其發(fā)出警告。一旦邁克爾冷靜下來，他告訴了我這一問題。邁克爾原打算一早將報(bào)告交給潛在客戶，而他的助理竟然仍未開始做�！拔疑现芫透嬖V她我今天需要這份報(bào)告”邁克爾怒氣沖沖地說，“可現(xiàn)在她聲稱我根本沒提過�！�

以上三個(gè)事例都有一個(gè)共同點(diǎn)：經(jīng)理人不約而同地指責(zé)對(duì)方的溝通問題。雖然許多時(shí)候，聽者未必用心在聽，但事實(shí)上保證員工正確地接收信息是經(jīng)理人的責(zé)任——所以他們失敗了。

究竟錯(cuò)在哪里

三位經(jīng)理都沒有花時(shí)間和精力以了解或核查員工是否用心在聽。如果員工已經(jīng)處理好整個(gè)部門的緊要事務(wù)或者已向上級(jí)發(fā)出請(qǐng)求，他們或許有時(shí)間思考自己該說什么。但員工普遍認(rèn)為這些指令或問題沒有理由與工作同等重要。他們需要學(xué)習(xí)如何清楚地溝通，無論在何時(shí)、為何事、與何人進(jìn)行溝通時(shí)都應(yīng)具備影響力。

以下是管理人員都應(yīng)當(dāng)知道的基本要點(diǎn)：

●  形勢(shì)所需時(shí)請(qǐng)直接表達(dá)，即把你的意思清楚地說出來。不要在措辭上歪曲你的信息，這樣會(huì)模糊或降低它的影響。
●  要有禮貌但果斷地提出要求或下達(dá)指示。你可以感謝員工所做的額外工作，但不必為此感到抱歉。
●  在溝通前花些時(shí)間想一想。你真正想說的是什么？你想表達(dá)怎樣的情感？哪些是你不想要表達(dá)的？你怎樣用語言清楚地與對(duì)方溝通？
●  確保適時(shí)的溝通。隨時(shí)歡迎贊美，但是要避免在下班前或周末前批評(píng)員工。最好在員工更容易接受的時(shí)間表達(dá)你的意見。
●  在你表態(tài)前確保自己了解所有的信息。你可以推遲討論或者首先提問以幫助你搜集所需的信息。

怎樣將這些要點(diǎn)用于上述三個(gè)事例呢？約翰抱怨說，他再三聲明員工不得在同一時(shí)間用餐，然而他并沒有清楚地說明這樣規(guī)定的原因。此外，約翰也沒有解釋為何這樣做很重要。他應(yīng)當(dāng)為員工的行為負(fù)責(zé)，指示員工制作值班表，確保辦公室里始終有人能接聽來電。如果一些員工想要一同用餐，他可以建議輪流值班，使大家共同承擔(dān)接聽來電的責(zé)任。

在瑪吉的事例中，她應(yīng)當(dāng)可以更好地為與老板的會(huì)談做準(zhǔn)備。例如，如果她在會(huì)談時(shí)帶上過往兩年中，能表現(xiàn)其工作成果的一些文件，那么效果會(huì)更好�；蛘攥敿�在事前通知老板此次會(huì)談的目的，那她就不會(huì)受到傷害。即使她不能得到升職，老板也能知道她的愿望，或許在會(huì)談前會(huì)提出一個(gè)相互妥協(xié)的方法——甚至可能有獎(jiǎng)金。

瑪吉應(yīng)在事前以最經(jīng)濟(jì)有效的方法提出自己的想法，而華麗虛飾的語言可能會(huì)失去聽眾的注意力。

邁克爾的問題并不像他想象的那樣簡單。一旦他冷靜下來，他發(fā)現(xiàn)他的助理已經(jīng)知道要完成報(bào)告，然而她正忙著另一位經(jīng)理西德交代的工作，所以無暇顧及。她曾告訴西德，邁克爾的報(bào)告需要優(yōu)先完成，而西德堅(jiān)持優(yōu)先做他所下達(dá)的工作。邁克爾的工作不僅是處理一個(gè)潛在客戶的需求，更是在西德之前便將工作下達(dá)給琳達(dá)，所以他認(rèn)為有理由和西德談?wù)�。在他這么做之前，我給了他一些建議。從邁克爾那里我了解到：西德是一個(gè)控制欲強(qiáng)的人，習(xí)慣讓他人做其不想做的事。西德經(jīng)常會(huì)用三種不同的方式實(shí)現(xiàn)：用情感脅迫，使同伴感到內(nèi)疚（例如：我讓琳達(dá)上周完成你下達(dá)的工作，我覺得你虧欠我），盡量忍受對(duì)方的再三要求或采取強(qiáng)硬態(tài)度。

我告訴邁克爾，有一種技巧叫做“破紀(jì)錄”。在告知西德不應(yīng)當(dāng)干涉琳達(dá)的工作后，我告訴邁克爾應(yīng)該清楚地表明不希望再有類似事件發(fā)生。未來，西德應(yīng)該與邁克爾商量琳達(dá)的工作量后再向其下達(dá)工作。

西德表示抱歉之余試圖擺脫與邁克爾一起分配琳達(dá)的工作。我告訴邁克爾必須堅(jiān)持到底。每當(dāng)西德向邁克爾提出要求，表示不能以這種的模式工作時(shí)，邁克爾應(yīng)當(dāng)回答“不”，而后重述西德的要求，共同商量如何安排琳達(dá)每周的工作以確保雙方得到平等的時(shí)間。例如： “不，我不認(rèn)為這會(huì)花費(fèi)我們太多時(shí)間，我們能做到這一點(diǎn)�！� “不，我希望我們能夠監(jiān)督琳達(dá)的工作量，而不是讓她陷于尷尬的境地，考慮優(yōu)先完成誰的工作。” “不，我不認(rèn)為我們不能體會(huì)彼此工作的重要性，我們可以對(duì)她的時(shí)間做出合理的安排。”

只要邁克爾冷靜而友好地說“不”，沒有表現(xiàn)出憤怒或者焦慮，西德便沒有理由提出異議，不然他將繼續(xù)壟斷琳達(dá)的工作時(shí)間。

這個(gè)事例的意義在于邁克爾為大家做了個(gè)很好的示范，同時(shí)為公司爭取到了客戶。隨后，琳達(dá)也被指派為他的全職助理。